La Universidad de Harvard destacó cuáles son las 10 funciones de Excel claves

Completar un Excel puede resultar tedioso y aburrido, pero dicho sistema de Microsoft puede ser interesante y útil para aquellos que estén dispuestos a utilizarlo. Por eso la Universidad de Harvard sugiere que estas 10 funciones básicas de las más de 500 que existen, son necesarias y todos deberíamos aprenderlas.

 

En su sitio web Harvard Business Review, la prestigiosa institución educativa destacó que 750 millones de personas diariamente trabajan en mantener Excel actualizado y que sus planillas de cálculos de destaquen de otras aplicaciones similares.

“Llevamos una década enseñando y probando Microsoft Excel”, opinan en la revista digital y comentan que en “Una encuesta que elaboramos a varios empleados de oficina sugiere que pasamos más de un 10% de nuestra vida laboral haciendo hojas de cálculo“.

“Para quienes trabajan en investigación y desarrollo o finanzas, esa cifra se eleva al 30%, unas 2,5 horas al día”.

El dato de color es que no todas las personas utilizan la planilla de cálculo Excel de Microsoft de manera eficiente y no conocen las fórmulas básicas.

En este sentido, la Universidad de Harvard considero que en dos horas aproximadamente se pueden aprender esta decena de funciones “fáciles” de Excel, marcando diferencias a la hora de ahorrar tiempo y mejorar la productividad:

 

Excel permite copiar toda la información de una selección de celdas y pegar los datos en otras celdas especificadas, pero puedes utilizar una función llamada “pegado especial” para pegar la información de otra manera.

El pegado especial permite elegir qué elementos copias y cuáles no, evitando copiar formatos o fórmulas indeseadas.

¿Cómo hacerlo?: al realizar un copiado (Ctr+C) pulsa Ctrl+Alt+V para hacer un pegado especial y selecciona lo que quieres copiar. También puedes usar el menú desplegable y elegir la opción en el cuadro de diálogo.

 

Si necesitas agregar varias filas o columnas de una vez en una tabla, hacerlo una por una no siempre es lo más práctico, por eso Excel te da 3 funciones para hacerlo de manera rápida y sencilla.

Para ello utiliza un atajo del teclado (Ctrl,  +) seleccionando en primera medida el número de filas o columnas de la tabla de Excel que deseas agregar. También puedes usar el comando “Insertar filas o columnas de hoja”, siempre y cuando selecciones antes las filas que vas a añadir, otra forma es haciendo clic con el botón derecho sobre los números de filas o en las letras para las columnas y seleccionar insertar desde el comando desplegado.

 

La Revista digital Harvard Business Review expresa “El relleno rápido (Flash Fill en inglés) es como magia y puede usarse en diferentes situaciones” y “Es un ahorro de tiempo fantástico cuando necesitas ingresar o cambiar muchos datos de forma rápida y precisa; es un método asombroso”.

Esto permite a Excel aprender ciertas pautas de trabajo que realizas e identificar patrones para completar algunas celdas, completándolas automáticamente.

Utiliza las siguientes funciones: pulsando Ctrl + E, o ir a la pestaña de “Datos” y activar “Relleno Rápido“. Si no te aparece esa opción, prueba en “Avanzado” y “Relleno Rápido Automático”, dice Microsoft Office en su página de ayuda (tu versión de Excel debe ser al menos 2013).

Supongamos que la columna A contiene nombres, la columna B, apellidos y que quiere rellenar la columna C con los nombres y los apellidos combinados. Si establece un patrón escribiendo el nombre completo en la columna C, la característica Relleno rápido de Excel rellenará el resto de forma automática según el patrón que proporcione.

Escriba el nombre completo en la celda C2 y presione ENTRAR.

Comience a escribir el siguiente nombre completo siguiente en la celda C3. Excel detectará el patrón que proporcione y le mostrará una vista previa del resto de la columna rellenada con el texto combinado.

Para aceptar la vista previa, presione la tecla ENTRAR.

 

Si utilizas estas dos funciones individualmente no son interesantes, pero al combinarlas puede apreciarse su utilidad y se utilizan en Excel para búsquedas complejas.

Permiten extraer de grandes hojas de cálculo datos y valores concretos, que convierten “una tarea tediosa y rutinaria resulte rápida y sencilla”, explican desde la universidad. Al principio puede requerir más tiempo para aprenderlo, pero luego aumentará la velocidad al momento de buscar ciertos datos.

¿Cómo realizarlo?: “Índice” tiene dos sintaxis: matricial y de referencia. La primera (matriz; núm_fila; [núm_columna]) sirve para hacer búsquedas. “Coincidir”(valor_buscado,matriz_de_busqueda;[tipo_de_coincidencia]) se utiliza para encontrar la posición de un valor en una lista.

 

Sumar una fila o columna es una de las primeras funciones que se aprenden de Excel según Harvard. Pero puedes seleccionar la celda final de una fila o columna en segundos.

Para ello selecciona la celda y haz clic en Alt + Shift + = para activar la función. Equivale al comando “Autosuma” o insertar la fórmula “Suma”.

 

La función Ctrl + Z se usa para revertir errores y Ctrl + Y para recuperar lo borrado.

La universidad estadounidense dice que te salva de cualquier problema que pudiera surgir con la planilla Excel.

 

Es una fórmula sencilla y rápida de usar, sirve para eliminar valores que se repitan en cualquier conjunto de datos en Excel.

La Universidad de Harvard recomienda colocar en otra hoja lo que desees borrar. El sistema deja por defecto el primer valor que aparece en la tabla.

Primero debes seleccionar la tabla, luego ir a la pestaña “Datos” de Excel y haz clic en “Quitar Duplicados”. El programa te preguntará a qué columna le aplicarás ese cambio.

 

Inmovilizar filas y columnas es una función que sirve para contrastar datos que tienes lejos de otros en la hoja de cálculo. Al hacerlo, los verás en la pantalla cuando navegues por ella.

Para hacerlo selecciona la parte de la hoja de cálculo que quieres congelar y haz clic en el menú “vista” o “visualización”. Después selecciona “inmovilizar fila superior” e “inmovilizar columna”, haciendo clic en lo que quieras congelar.

 

F4 tiene dos funciones específicas en Excel: crear una referencia absoluta y repetir tu acción o comando más reciente.

Sencillamente pulsa F4 cuando quieras hacer una de esas dos cosas. La mayoría de las veces repetirá la última acción. Si presionas la tecla mientras tienes resaltada una celda con una fórmula, te dará opciones de posibles referencias.

 

Es una opción práctica para grandes bases de datos, permite acceder a la última cifra de la fila o columna en cuestión de segundos, sin pasear por toda la tabla de forma manual.

Ejecuta el comando con Ctrl + Flecha para llegar al final de documento, o desplázate por él con las flechas. También te servirá para seleccionar datos (Ctrl+Shif+flecha) en segundos y maximizar tu productividad con Excel.